CIO są obciążeni zbyt wieloma obowiązkami, aby pojedyncza osoba mogła kompetentnie lub produktywnie poradzić sobie z nimi samodzielnie. Dlatego ważne jest, aby wiedzieć, jak skutecznie delegować zadania starannie wybranym członkom zespołu.

Niestety, wielu dyrektorów IT niechętnie powierza ważne zadania podwładnym, wierząc, że mogą one zostać źle wykonane. Takie obawy są jednak często bezpodstawne, ponieważ prawdopodobnie wyznaczona osoba udowodniła już swoją zdolność do skutecznego radzenia sobie z krytycznymi obciążeniami.

Zobacz również:

• 9 cech wielkich liderów IT

Mimo to, błędy mogą się zdarzyć. Jeśli ważne zadanie zostanie przekazane niewłaściwej osobie lub z niewłaściwego powodu, krytyczne zadanie może częściowo lub całkowicie zakończyć się niepowodzeniem. Aby upewnić się, że każde przydzielone zadanie zostanie wykonane sprawnie i bezboleśnie, ważne jest, aby unikać następujących siedmiu typowych błędów w delegowaniu zadań.

1. Przekazywanie zadań niewykwalifikowanym lub nieprzygotowanym pracownikom

Jedną z największych pułapek delegowania zadań jest przekazanie ich osobie, która nie posiada umiejętności niezbędnych do ich pomyślnego wykonania. Pamiętaj, że odpowiedzialność zawsze spoczywa na tobie, jako liderze i osobie delegującej.

"To ty jesteś odpowiedzialny za wynik, a jeśli jakość jest niska, będzie to źle o tobie świadczyć, a w najgorszym przypadku może doprowadzić do awarii lub incydentu bezpieczeństwa" - mówi Jeff DeVerter, główny ewangelista technologii w firmie Rackspace Technology zajmującej się przetwarzaniem w chmurze.

DeVerter mówi, że jest zdecydowanym zwolennikiem systemu praktyk, który łączy młodszych członków zespołu ze starszymi ekspertami, którzy zapewnią, że wszystkie przydzielone prace są na najwyższym poziomie. Dodaje, że takie podejście pomaga również budować pracę zespołową, jednocześnie przełamując mur oddzielający nowych pracowników od doświadczonych profesjonalistów.

2. Delegowanie zadań poza bezpośredni nadzór

Liderzy IT powinni unikać delegowania uprawnień na osoby nienadzorowane. Delegowanie nie zwalnia z odpowiedzialności.

"Jeśli lider deleguje uprawnienia osobie, nad którą nie ma bezpośredniej władzy, tworzy to scenariusz, w którym istnieje odpowiedzialność bez kontroli" - wyjaśnia Andrew Riem, wiceprezes ds. IT w Euna Solutions, dostawcy rozwiązań w chmurze dla organizacji sektora publicznego. "Może to być również postrzegane jako "zlecenie komuś innemu wykonania twojej pracy", co jest szkodliwe dla twojej wiarygodności i szacunku jako lidera".

Delegowanie to umiejętność, która wymaga pewności siebie i zaufania ze strony każdego lidera, który chce zostać mentorem, a nie po prostu popaść w mikrozarządzanie, stwierdza Riem.

3. Delegowanie tylko mniejszych zadań

Przydzielanie tylko zadań i obowiązków niższego szczebla sygnalizuje brak pewności siebie i zaufania do członków zespołu. Uniemożliwia to również pracownikom stawianie czoła rzeczywistym wyzwaniom i przyjmowanie coraz większych obowiązków.

"Może to prowadzić do tego, że pracownicy będą szukać lepszych alternatyw, by uczyć się, rozwijać i rozwijać swoją karierę gdzie indziej" - ostrzega Ola Chowning, partnerka w firmie ISG, zajmującej się badaniami i doradztwem technologicznym.

Jedną z najważniejszych umiejętności, jakie muszą opanować specjaliści IT, jest budowanie relacji, mówi Chowning. Zauważa ona, że CIO i ich zespoły są często wzywani do pracy z grupami różnych interesariuszy w celu podjęcia decyzji, które mogą poprzeć wszystkie strony.

"Często wymaga to zarówno umiejętności wywierania wpływu, jak i negocjowania, z więcej niż odrobiną prawdziwej inteligencji emocjonalnej" - wyjaśnia Chowning. "Są to cechy przywódcze, które powinniśmy starać się rozwijać u naszych podwładnych, aby pomóc im przygotować się do pełnienia wyższych ról kierowniczych i odciążyć CIO".

4. Delegowanie nadzoru nad zadaniami o znaczeniu krytycznym

Liderzy IT powinni unikać delegowania nadzoru nad zadaniami o krytycznym znaczeniu dla biznesu, zwłaszcza tymi podatnymi na nadużycia, radzi George Gerchow, CSO i starszy wiceprezes ds. IT w Sumo Logic, firmie zajmującej się analizą danych maszynowych w chmurze. Jako przykład Gerchow wskazuje zamawianie zasobów i zarządzanie zapasami

Nadużycia mogą pojawić się, gdy lider IT nie jest bezpośrednio zaangażowany w program inwentaryzacji i zarządzania zasobami, co może prowadzić do marnotrawstwa sprzętu, a nawet potencjalnej kradzieży wewnętrznej, ostrzega Gerchow. "Jeśli zarządzanie zasobami nie ma odpowiedniego nadzoru, może to również potencjalnie prowadzić do narażenia wrażliwych danych, ponieważ krytyczne kroki czyszczenia danych mogą zostać pominięte".

Gerchow zaleca wdrożenie systemu zatwierdzania włączania i wyłączania zasobów IT. "Zachowaj równowagę między audytami i zatwierdzeniami IT i InfoSec".

5. Dostarczanie niejasnych instrukcji

Brak jasnych, zwięzłych instrukcji podczas przydzielania zadania może prowadzić do frustracji i niepowodzenia. Nierzadko zdarza się, że lider IT, pochłonięty wieloma projektami, pośpiesznie deleguje zadanie bez jasnego określenia pożądanego rezultatu lub podania konkretnych celów i terminów, mówi Richard Baker, CTO dostawcy rozwiązań zarządzanych TWC IT Solutions.

Brak jasności może prowadzić do poważnych konsekwencji. "Niejasne instrukcje tworzą pożywkę dla nieporozumień i marnowania zasobów" - wyjaśnia Baker. W takich sytuacjach członkowie zespołu tracą cenny czas, próbując rozszyfrować, czego się od nich oczekuje, tylko po to, by odkryć, że zboczyli z kursu. "Frustracja i demotywacja, które z tego wynikają, mogą być szkodliwe dla spójności zespołu i indywidualnego morale" - zauważa. Co więcej, brak jasnych instrukcji otwiera drzwi do błędów lub słabych wyników, ostatecznie podważając produktywność zespołu i jakość pracy.

Delegując zadania, liderzy IT powinni dostarczać członkom zespołu szczegółowe, dobrze zdefiniowane instrukcje. "Jasno komunikując pożądany rezultat, konkretne cele, terminy i inne istotne informacje związane z zadaniem lub projektem, liderzy mogą przygotować swój zespół na sukces" - mówi Baker. "Co więcej, ustanowienie otwartego kanału komunikacji, w którym członkowie zespołu mogą szukać wyjaśnień lub zadawać pytania, zapewnia, że wszyscy są na bieżąco poinformowani i rozumieją swoje obowiązki".

Jasne instrukcje dają pracownikom solidne ramy, w których mogą działać i podejmować świadome decyzje. "Pomaga im to zrozumieć oczekiwania, odpowiednio dostosować swoje wysiłki i pracować wydajniej w celu osiągnięcia pożądanych rezultatów" - wyjaśnia Baker. Prawdopodobieństwo nieporozumień lub błędów jest znacznie zmniejszone, gdy członkowie zespołu mają pełne zrozumienie tego, czego się od nich wymaga. "Co więcej, jasne instrukcje sprzyjają pozytywnemu i wspierającemu środowisku pracy, podnosząc morale i motywację wśród członków zespołu, co ostatecznie prowadzi do lepszej współpracy i sukcesu".

Baker dodaje, że ustalając jasne oczekiwania, utrzymując otwarte kanały komunikacji i wzmacniając pozycję członków zespołu, liderzy IT mogą skutecznie delegować zadania i projekty, jednocześnie kultywując współpracę i dobrze prosperujące środowisko pracy.

6. Częściowe delegowanie zadań

Poważnym błędem delegowania jest delegowanie zadań przy jednoczesnym mikrozarządzaniu, bez dawania członkom zespołu uprawnień i autonomii niezbędnych do pełnego wykonania ich pracy.

Po delegowaniu zadania, wtrącanie się nigdy nie jest dobrym pomysłem, mówi Jesse Stockall, główny architekt w firmie Snow Software. "Kiedy lider jest nadal mocno zaangażowany w zadanie, to mija się z celem delegowania" - zauważa. "Osoba, która otrzyma zadanie, nadal będzie wykonywać większość pracy, ale przy dużym nadzorze nie będzie miała szansy na rozwój i wzrost".

Pewni siebie liderzy zapewniają wsparcie i punkty kontrolne niezbędne do uniknięcia ewentualnych katastrofalnych awarii, zapewniając jednocześnie pewien stopień autonomii osobie wykonującej zadanie. Szerokość marginesów ochronnych może być dostosowana do doświadczenia i sukcesów danej osoby, mówi Stockall.

Stockall wyjaśnia, że celem powinno być umożliwienie członkom zespołu wzięcia odpowiedzialności za swoją pracę i zaakceptowania odpowiedzialności, bez względu na wynik. "To z kolei pozwala kierownictwu skupić się na innych działaniach" - wyjaśnia.

7. Odmowa delegowania zadań

Być może największym błędem w delegowaniu zadań jest nie delegowanie ich nigdy. "Może to prowadzić do wypalenia, nieefektywności i niewykorzystanych szans" - ostrzega Brenton Thomas, założyciel agencji marketingu cyfrowego Twibi. Ponadto, gdy lider IT stanowczo odmawia delegowania zadań, może nie mieć czasu na skupienie się na ważniejszych zadaniach, co może prowadzić do ciągłej nieefektywności. "Tracą oni również możliwość rozwijania umiejętności i zdolności członków swojego zespołu" - dodaje.

Rozwiązaniem jest inteligentne i skuteczne delegowanie zadań. "Oznacza to przydzielanie członkom zespołu odpowiednich zadań, zapewnianie im niezbędnych zasobów i ustalanie jasnych oczekiwań" - mówi Thomas. "Oznacza to również gotowość do porzucenia kontroli i wiary, że członkowie zespołu mogą wykonać swoją pracę".

Artykuł pochodzi z CIO.com

John Edwards jest doświadczonym dziennikarzem zajmującym się technologiami biznesowymi. Jego artykuły pojawiały się w The New York Times, The Washington Post oraz licznych publikacjach biznesowych i technologicznych.