ERP II – Narodziny Nowego Standardu

W polskich firmach nie doświadczamy zalewu wdrożeń systemów kooperacyjnego planowania sprzedaży i akcji marketingowych czy też kooperacyjnego projektowania. Wydaje się, że patronem wielu polskich menedżerów w dalszym ciągu pozostaje Kolega Kierownik z kabaretu „60 minut na godzinę”, z jego nieśmiertelnym: ”Kto ma informację ten ma władzę, a władza to ja”.

Na przełomie lat 2000/2001 analitycy Gartner Group zredefiniowali znane od połowy lat 90. pojęcie ERP, tworząc definicje nowego standardu aplikacji do zarządzania organizacjami ERP II. Na pierwszy rzut oka przejście od ERP do ERP II wydaje się jedynie zmianą w nomenklaturze, jednakże po przyjrzeniu się ERP II w szczegółach, można łatwo przekonać się, że mamy do czynienia z całkowicie nową jakością w informatycznym wspomaganiu procesów zarządczych. Kluczowe jest w niej pojęcie c-commerce, w którym litera „c” pochodzi od angielskiego słowa „collaborative”, czyli współpraca. Z grubsza ujmując ERP II to zestaw aplikacji, metod zarządzania, procesów gospodarczych, technologii i usług, który ma za zadanie wspieranie procesów daleko zaawansowanej współpracy pomiędzy organizacjami gospodarczymi.

Podstawowym założeniem ERP II jest otwarcie procesów gospodarczych, systemów informacyjnych i systemów informatycznych organizacji dla jej kooperantów, dostawców i klientów. Informatycznym rdzeniem ERP II pozostają nadal aplikacje do zarządzania efektywnością procesów gospodarczych organizacji, czyli standardowe pakiety ERP, jednakże rozszerzone i zintegrowane funkcjonalnie z systemami zarządzania relacjami z klientem (CRM), aplikacjami elektronicznych zakupów i sprzedaży, a także systemami zarządzania łańcuchem dostaw oraz specjalizowanymi aplikacjami finansowymi i analitycznymi Business Intelligence.

Ostatecznie wg Gartnera

ERP II to strategia zintegrowania za pomocą technologii informatycznych wszystkich aspektów działania firmy. ERP II bazuje na fundamencie zbudowanym przez ERP i rozszerza realizowane przez nie funkcje na zewnątrz firmy tak, aby odzwierciedlić jej pozycję w łańcuchu dostaw i w łańcuchu wartości. Realizacja ERP II może mieć miejsce zarówno poprzez wykorzystanie rozwiązań pojedynczego dostawcy, jak i za pomocą różnorodnych rozwiązań najlepszych w swojej klasie.

Pokonać granice organizacji

ERP II stanowi syntezę dwu odmiennych filozofii zastosowania informatyki we wspieraniu procesów gospodarczych – klasycznego ERP znanego już od wielu lat oraz odwołującego się do paradygmatu nowej gospodarki e-businessu.

Ta pierwsza koncentruje się na procesach optymalizacji działania zaplecza firmy, ta druga daje prymat efektywnych i przyjaznym technikom interakcji poprzez Internet oraz nowym zjawiskom, takim jak mikromarketing czy syndykalizacja zawartości informacyjnej. W połowie roku 2000 zarówno firmy starej, jak i nowej gospodarki doszły do wniosku, że najrozsądniejszym podejściem jest znalezienie najlepszych elementów z obu modeli biznesu i wypracowanie nowego modelu, który łączyłby w sobie zarówno stare, jak i nowe reguły konkurowania ” szybkość, innowacje i elastyczność nowej gospodarki z klasyczną segmentacją rynku, kontrolą kosztów i fundamentalnym znaczeniem cash flow dla firmy, z którymi mamy do czynienia w starej gospodarce.

Nowy paradygmat strategiczny – firma wirtualna

Fundamentalnym pojęciem dla zastosowań ERP II jest pojęcie firmy wirtualnej (VE). Aczkolwiek do dziś nie istnieje jednoznaczna definicja VE, to istnieje wiele cech wspólnych dla wszystkich firm wirtualnych. Cechy te, to:

• Brak sztywnej hierarchii.
• Dynamiczna struktura.
• Otwartość i zaufanie.
• Wspólne cele i wartości.
• Wspólne ryzyko i zyski.
• Wspólne wykorzystanie zasobów.
• Rozproszenie geograficzne.
• Intensywne wykorzystanie technologii informatycznych.

Powyższa charakterystyka dotyczy zespołu firm różnej wielkości, które wspólnie tworzą organizm gospodarczy realizujący wszelkie procesy gospodarcze od interakcji z klientem począwszy, poprzez projektowanie i rozwój produktu, aż do koordynacji zadań operacyjnych sieci kooperantów za pomocą zaawansowanych technologii informatycznych. Pomimo znacznej niezależności swoich komponentów VE na okres realizacji zlecenia klienta staje się skonsolidowanym organizmem gospodarczym o strukturze sieciowej.

Początkowo propagatorzy idei VE mocno akcentowali aspekty technologiczne zagadnienia tworzenia firm wirtualnych.

Z czasem, gdy rozwiązania technologiczne stały się oczywiste i relatywnie dobrze dostępne na rynku, punkt ciężkości w rozważaniach nad VE przeniesiono w obszary organizacji i strategii firmy. Niektórzy znawcy tematu twierdzą wręcz:

W przypadku VE nie mamy do czynienia z nowym rodzajem organizacji, a raczej z odmiennym paradygmatem strategicznym.

Wyzwaniem coraz częściej nie jest bowiem technologia, ale sposób widzenia partnerów, konkurentów i klientów w biznesie. Do tego, by stać się częścią wirtualnego organizmu gospodarczego, firma musi się zdecydować na częściowe upublicznienie swoich planów produkcyjnych, marketingowych, sprzedażowych i innych. Jak łatwo sobie wyobrazić, wiele firm traktuje takie informacje jako poufne i pozostaje zamkniętą informacyjnie twierdzą. Tymczasem kwintesencją każdej wirtualnej firmy jest współpraca klientów, producentów oraz dostawców w pogłębiającej się relacji zbudowanej na wzajemnym zaufaniu.

Wirtualna firma może występować w różnych formach. Najczęściej spotykane to:

• Sieć dostawców.
• Sieć dystrybucji.
• Sieć kooperantów.
• Sieć kompetencji.

Mogą one być organizacjami komercyjnymi, instytucjami rządowymi, uniwersytetami, organizacjami społecznymi, a nawet grupami podobnie myślących i działających ludzi. Z doświadczeń obserwatorów rynku IT wynika, że przechodzenie do wirtualnej obsługi procesów gospodarczych firmy jest procesem ciągłym i powinno mówić się raczej o stopniu wirtualizacji danej firmy. Stąd też wzięły się liczne próby stworzenia tzw.

Indeksu wirtualności, opisującego w jakim stopniu dana gałąź biznesu oraz konkretna firma jest zwirtualizowana.